Clasificación del activo y pasivo

Clasificación del Activo

Pereira, Mayacotte y Cols. (2011) La clasificación de los elementos que constituyen el activo de la empresa se hace en atención a su mayor y menor grado de disponibilidad. Se debe entender por grado

de disponibilidad a la mayor o menor facilidad que tiene la entidad para convertir o transformar en efectivo el valor de un determinado elemento.

En atención a su mayor y menor grado de disponibilidad, los elementos o partidas que constituyen el activo de la entidad se clasifican en tres grupos:

1-Activo Circulante

Lo integran los elementos o partidas que representan efectivo y los convertibles en efectivo, en un lapso no mayor de un año, o en un ciclo financiero a corto plazo. También se define como partidas en efectivo disponibles y que están en movimiento o rotación constante, que tienen como principal característica la fácil conversión o transformación  en flujos de efectivo. El orden es el siguiente:

• Caja: Representa dinero en efectivo; se considera como efectivo los billetes del banco, monedas, cheques recibidos, giros bancarios, postales, telégrafos, etc. Esta cuenta aumenta cuando se recibe el dinero en efectivo; disminuye cuando se paga en efectivo.

• Bancos: Representa el valor de los depósitos a favor del negocio, hechos en las distintas instituciones bancarias. Esta cuenta aumenta cuando se depositan dinero o valores al cobro; disminuye cuando se expiden cheques contra el banco.

• Inversiones temporales: Son excedentes de efectivo que sobrepasan los requerimientos de operación de una entidad y son aplicados a la adquisición de valores negociables, de los no cotizables en bolsa o depósitos bancarios convertibles en efectivo en el corto plazo, con el propósito d elograr un rendimiento hasta el momento en que estos recursos sean demandados para cubrir las necesidades normales de la entidad.

• Mercancías, inventarios o almacén: Es todo aquello que se hace objeto de compra o venta. Esta cuenta aumenta cuando nos compran o nos devuelven mercancías; disminuye cuando se venden o se devuelven mercancías.

• Clientes: Son personas que deben al negocio por haberles vendido mercancías a crédito, y a quienes no se exige especial garantía documental. Esta cuenta aumenta cada vez que se venden mercancías a crédito; disminuye cuando el cliente paga total o parcialmente la cuenta, devuelve la mercancía o se le concede alguna rebaja.

• Documentos por cobrar: Los documentos por cobrar son títulos de crédito a favor del negocio, tales como letras de cambio, pagares, etc. Esta cuenta aumenta cuando se reciben letras de cambio o pagarés a favor del negocio; disminuye cada vez que se cobra o se endosa uno de estos documentos o se cancelan.

• Deudores diversos: Son personas que deben al negocio por un concepto distinto de la venta de mercancías. Esta cuenta aumenta cada vez que nos quedan a deber por un concepto distinto al de venta de mercancías y disminuye cuando dichas personas pagan parcial o totalmente la deuda

• Anticipo a proveedores: Son los pagos realizados en forma previa a proveedores, por las características de la demanda de ciertos productos.

2-Activo Fijo

Este grupo lo constituyen los recursos propiedad de la empresa, que tienen cierta permanencia o fijeza, adquiridos con la finalidad de usarlos y no con la intención de venderlos, su principal característica es que permanecen en la entidad durante varios años; naturalmente que cuando se encuentran en malas condiciones o no presten un servicio útil, se pueden vender o reemplazar, incluso darse de baja por obsoletos. Las principales cuentas de este rubro son las siguientes: 

• Terrenos: Son los espacios de tierra que pertenecen al comerciante.

• Edificios: Representan las casas que son propiedad del comerciante.

• Mobiliario y equipo: Se considera como mobiliario o equipo de oficina los escritorios, sillas, libreros, mostradores, básculas, vitrinas, máquinas de oficina, etc.

• Equipo de cómputo electrónico: Son las unidades centrales de proceso (CPU), monitores, teclados, impresoras, drivers, scanners, ploters, entre otros.

• Equipo de entrega o de reparto: Son todo los vehículos de transporte que se utilizan en el reparto de las mercancías, tales como camiones, camionetas, bicicletas, motocicletas, etc.

• Maquinaria: Representa el conjunto de máquinas de las que se sirven las industrias para realizar su producción.

• Depósitos en garantía:Contratos mediante los cuales se amparan las cantidades que se dejan en guarda para garantizar valores o servicios que el negocio va a disfrutar. Esta cuenta aumenta cada vez que se deja en guarda dinero o valores y disminuye conforme nos devuelvan el importe de dichos depósitos por haber terminado el término del contrato.

• Inversiones permanentes: Son fondos invertidos con la finalidad de conservar en el largo plazo. La intención del ente es mantener la inversión en sus activos por un plazo que exceda un año.

3-Activo Diferido

Lo integran todos los gastos pagados por anticipado por los que la empresa recibe un servicio o beneficio no solo en el año en que se efectúan, sino también en varios años posteriores, a continuación se indican los más comunes:

• Gastos de investigación y desarrollo: Es la indagación original y planificación que persigue descubrir nuevos conocimientos y superior comprensión de los existentes en los terrenos científico o técnico. Contiene los gastos de investigación activados por la empresa, de acuerdo con lo establecido con las normas de registro y valoración de este texto.

• Gastos en etapas preoperativas de organización y administración: Son los gastos que hace la empresa durante su etapa properativa cuyas actividades se encuentran en caminadas a iniciar sus operaciones comerciales o industriales, tales como: adquirir equipos, organizar su administración y su producción, desarrollar los productos y servicios que plantea vender, desarrollar su mercado, contratar a su personal, entre otros: también se presentan en empresas ya en operación que adoptan un nuevo giro o un ramo de actividad diferente: esta cuenta aumenta cuando la entidad efectúa gastos en su etapa preoperativa, dismiuye por el importe de la amortización de los gastos preoperatorios, la cual sebe iniciarse inmediatamente después de que la empresa deja la etapa preoperativa: es cuenta de activo porque representa el valor de los gastos en etapas preoperativas de organización pendiente de aplicación a resultados de etapas preoperativas de organización y disminución pendiente de aplicación a resultados de operaciones futuros.

• Gastos de mercadotecnia: Son los gastos que se hace la entidad con la finalidad de obtener conocimientos del mercado para un producto o servicio, darlo a conocer, desarrollarlo o mantener la preferencia del consumidor; también incluye los gastos de investigación de mercado, la creación de marcas y nombres comerciales , la publicidad y las operaciones de productos: esta cuenta aumenta cuando la empresa efectúa gastos de mercadotecnia, disminuye por la aplicación a resultados de operación de los gastos de investigación, publicidad o promoción devengados y por la amortización de marcas y nombres comerciales; en cuenta de activo solo por la parte del valor de la publicidad o promoción, así como del costo de creación de marcas y nombres comerciales que está pendiente de aplicarse a resultados de operación futuros.

• Gastos de organización:   Son los gastos que la entidad paga a profesionales especializados en la organización de negocios o en la reorganización de empresas; esta cuenta aumenta cuando la empresa paga servicios por la organización o reorganización de la empresa, disminuye por la aplicación a resultados de operación de los gastos de organización o reorganización conforme se incurren; es cuenta del activo solo por la parte del costo de los gastos de organización o reorganización que está pendiente de aplicación a resultados de operación futuros.

• Gastos de instalación: Son todos los gastos que se hacen para acondicionar el local a las necesidades del negocio, así como para darle al mismo cierta comodidad y presentación.

La cuenta de gastos de instalación aumenta por cada uno de los gastos que se hagan para acondicionar el local; disminuye por la parte proporcional que de dichos gastos se vaya amortizando por el uso o por el transcurso del tiempo.

Gastos de instalación es cuenta de Activo; porque representa el costo de las instalaciones que son propiedad del comerciante. Naturalmente, la baja del valor que vayan sufriendo las instalaciones por el uso o por el transcurso del tiempo es la que debe considerarse un gasto.

• Papelería y útiles: Constituyen la cuenta Papelería y útiles los materiales y útiles que se emplean en la empresa, los principales son el papel tamaño carta u oficio, papel carbón, etc.

Esta cuenta aumenta cada vez que se compra artículos de papelería y útiles de escritorio; disminuye por el valor de los materiales que se vayan utilizando.

Papelería y útiles es cuanta de Activo; porque representa el precio de costo de la papelería y útiles que es propiedad del comerciante. Naturalmente, la parte que se vaya utilizando o consumiendo es la que debe considerarse un gasto.

• Propaganda y publicidad: ntendemos los medios por los cuales se da a conocer al público determinada actividad, servicio o producto que el negocio proporciona, produce o vende. Los medios más conocidos son los folletos, prospectos, volantes, anuncios en diarios, en revistas, en estaciones radiodifusoras y otros vehículos de divulgación.

La cuenta de propaganda o publicidad aumenta cada vez que se pague por la impresión de folletos, prospectos, volantes, por publicidad en diarios, revistas etc; disminuye por la parte de publicidad o propaganda que se vaya utilizando.

• Primas de seguros: Por primas de seguros entendemos los pagos que hace la empresa a las compañías aseguradas, por los cuales adquiere el derecho de asegurar los bienes de su negocio contra incendios, riesgos y accidentes, robos, etc.

Esta cuenta aumenta cada vez que se pague a las compañías aseguradoras, primas sobre contratos de seguro; disminuye por la parte proporcional que de las primas pagadas se haya disfrutado del servicio.

Primas de seguros es cuenta del Activo; porque representa el importe de las primas de seguros que el comerciante ha pagado, por las cuales tiene el derecho de exigir a las compañías aseguradoras, en caso de algún siniestro, el pago correspondiente a los daños ocasionados. Naturalmente, la parte que de dichas primas se haya disfrutado del servicio durante el tiempo transcurrido es la que debe considerarse un gasto.

• Rentas pagadas por anticipado: Entendemos por rentas pagadas por anticipado el importe de una o varias rentas mensuales, semestrales o anuales; correspondientes al local que ocupa el negocio que aun no estando vencidas se pagaron anticipadamente. Estos pagos anticipados se hacen por estipularlo así el contrato de arrendamiento o porque así lo conviene a los intereses del comerciante.

La cuenta de Rentas pagadas  por anticipado aumenta cada vez que el comerciante paga por anticipado el importe de una o varias rentas mensuales, semestrales o anuales; disminuye por la parte proporcional que del servicio se haya disfrutado en el transcurso del tiempo.

Rentas pagadas por anticipado es cuenta de Activo; porque representa el valor de varias rentas que la empresa ha pagado, por las cuales tiene el derecho de ocupar el local durante el tiempo que ha pagado por anticipado. Naturalmente, la parte que de dichas rentas vaya disminuyendo es la que debe considerarse un gasto.

• Intereses pagados por anticipado: Son los intereses que la empresa paga antes del vencimiento de un crédito. Este caso se presenta en aquellos préstamos en los cuales los intereses se descuentan de la cantidad originalmente solicitada. Esta cuenta aumenta cada vez que la empresa pague intereses por anticipado, disminuye por la parte proporcional que de dichos intereses se haya convertido en gasto por el transcurso del tiempo; es cuenta de activo por que representa el importe de los intereses que la empresa ha pagado por anticipado, por los cuales tiene el derecho de pagar el préstamo hasta el final del plazo que comprenden los intereses; naturalmente, la parte que de dichos intereses se haya disminuido es la que debe considerarse gasto.

Clasificación del Pasivo

La clasificación del pasivo de la entidad se debe hacer en atención a su mayor y menor grado de exigibilidad. Se entiende como grado de exigibilidad el menor o mayor plazo de que dispone la entidad para liquidar sus deudas y obligaciones. En atención a lo anteriormente expuesto; el pasivo de la entidad se clasifica en tres grupos:

1-Pasivo Circulante

Lo constituyen las deudas y obligaciones a cargo de la entidad, cuyo vencimiento sea en un plazo menor de un año, o menor al de su ciclo financiero a corto plazo; su principal característica es su mayor grado de exigibilidad. Las principales cuentas que constituyen en pasivo circulante son:

• Proveedores: Son las entidades a quienes la empresa les debe por haberles comprado mercancías a crédito, sin darles ninguna garantía documental; esta cuenta aumenta cada vez que la entidad compra mercancías a crédito, disminuye cuando pague total o parcialmente la cuenta, devuelvan mercancías al proveedor o este conceda algún descuento o rebaja; es cuenta del pasivo porque representa el importe de las compras de mercancías efectuadas a crédito que la empresa tiene la obligación de pagar.

• Documentos por pagar:Son los títulos de crédito a cargo de la empresa, tales como letras de cambio y pagares; esta cuenta aumenta cuando la empresa expida letras de cambio o pagares a su cargo, disminuye cada vez que pague o cancele uno de estos documentos; es cuenta de pasivo porque representa el importe de las letras y pagarés que la empresa tiene la obligación de pagar por estar a su cargo.

• Acreedores Diversos: Son las entidades a quienes la empresa les debe por un concepto distinto de la compra de mercancía; esta cuenta aumenta cada vez que la empresa quede a deber por un concepto distinto de la compra de mercancías; por ejemplo, al recibir un préstamo en efectivo, al comprar mobiliario a crédito, etcétera, disminuye cuando la entidad paga total o parcialmente la cuenta o le devuelve al acreedor los valores que le había adquirido; es cuenta de pasivo porque representa  el valor de los adeudos que no proceden de la compra de mercancías que la empresa tiene la obligación de pagar.

• Anticipo de Clientes: Es el valor del anticipo a cuenta de pedidos que la empresa recibe de sus clientes a cuenta de futuras ventas de mercancías; su finalidad es contar con recursos para producir los artículos solicitados y, a su vez, tener mayor seguridad de la venta de su producción; esta cuenta aumenta cada vez que la entidad recibe anticipos de clientes a cuenta de futuras ventas de mercancías o de servicios, disminuye por el importe de la amortización o cancelación del anticipo cuando la empresa cobra el saldo a cargo de los clientes y entrega facturado el pedido; también disminuye por la devolución del importe del anticipo cuando se cancela algún pedido debido al incumplimiento de la entrega prometida; es cuenta del pasivo porque representa el importe de los anticipos recibidos de clientes a cuenta de pedidos de mercancías o de servicios que la empresa tiene la obligación de devolver a los clientes si no cumple oportunamente con la entrega de lo convenido en el contrato celebrado.

• Gastos pendientes de pago: Son los gastos por servicios o beneficios devengados, que están pendientes de pago a cargo de la empresa, entre ellos se pueden citar los sueldos y salarios de empleados, las comisiones de agentes y dependientes, el servicio de llamadas telefónicas, el suministro de energía eléctrica y agua, el arrendamiento, etc; esta cuenta aumenta cuando no se pague algún servicio o beneficio devengado por la empresa, disminuye cuando la entidad pague total o parcialmente el adeudo correspondiente; es cuenta de pasivo porque representa el valor a que asciende la obligación de pagar servicios o beneficios devengados aun no cubiertos por la empresa.

• Impuestos pendientes de pago, Impuestos por pagar o Impuestos acumulados: Son los impuestos generados o causados devengados, que están pendientes de pago a cargo de la empresa, entre ellos se pueden citar la cuota patronal del seguro social, la cuota del seguro del retiro (SAR), cuota del fondo nacional de vivienda (INFONAVIT), el impuesto sobre nóminas, el impuesto predial, etcétera; esta cuenta aumenta cuando se conoce la obligación adquirida de pagar algún impuesto o cuota; disminuye cuando la empresa paga total o parcialmente el adeudo correspondiente; es cuenta del pasivo porque representa el valor al que asciende la obligación de pagar impuestos o cuotas aun no cubiertas por la entidad.

2-Pasivo Fijo

Este grupo lo constituyen las deudas y obligaciones a cargo de la empresa, cuyo vencimiento sea en un plazo mayor de un año, o mayor al de su ciclo financiero a corto plazo; su principal característica es su menor grado de exigibilidad. Las principales cuentas de este conjunto son:

• Hipotecas por pagar o acreedores hipotecarios:  Son las obligaciones que tienen como garantía la escritura de bienes inmuebles, se entiende por bienes inmuebles los terrenos y edificios que son bienes permanentes, duraderos y no consumibles rápidamente; esta cuenta aumenta cada vez que la empresa recibe prestamos cuya garantía este constituida por la escritura de un bien inmueble, disminuye por los gastos que la empresa haga a cuenta de la liquidación de dichos préstamos hipotecarios; es cuenta del pasivo por que representa el importe de los préstamos hipotecarios que la empresa tiene la obligación de liquidar.

3-Pasivo Diferido

Este grupo lo constituyen los cobros anticipados efectuados por la entidad, por los cuales se adquiere la obligación de proporcionar un servicio en un plazo mayor de un año, o mayor al de su ciclo financiero a corto plazo; su principal característica es que su valor se transforma en utilidad en el momento en que se presta el servicio, o también conforme transcurre el tiempo. Las principales cuentas de este rubro son:

• Rentas cobradas por anticipado: Son el importe de una o varias rentas mensuales, semestrales o anuales, que aun no estando vencidas la empresa haya cobrado anticipadamente; esta cuenta aumenta cada vez que la empresa cobre rentas por anticipado, disminuye por la parte proporcional que de dichas rentas se hayan devengado conforme al paso del tiempo; es cuenta de pasivo por que representa el valor de las rentas que la empresa ha cobrado por anticipado, por las cuales tiene la obligación con el arrendatario de continuar proporcionando el inmueble; naturalmente, la parte de dichas rentas haya disminuido es la que se debe considerar ingreso por rentas.

• Intereses cobrados por anticipado: Son el importe de los intereses que aun no estando vencidos la empresa ha cobrado anticipadamente; esta cuenta aumenta cada vez que la empresa cobre intereses por anticipado, disminuye por la parte proporcional que de dichos intereses se haya convertido en ingreso; es cuenta de pasivo porque representa el importe de los intereses que la empresa ha cobrado por anticipado por los cuales tiene la obligación de dejar en poder del deudor la cantidad que le ha prestado durante el tiempo que comprende los intereses; naturalmente la parte que de dichos intereses se haya disminuido es la que se debe considerar ingreso de intereses.

Bibliografía:
Comité Académico (2015).  Guía de aprendizaje para la carrera Técnico en Procesos de Gestión Administrativa. Módulo I. Submódulo I

Ing. César Andrés Pereira Morales, Dr. Carlos César Maycotte Morales, MsC. Beatriz Elena Restrepo, Dr. Francesco Mauro, Dr. Abel Calle Montes, Lic. María José Esther Velarde, Esp. Guillermo León Marín Serna, Ms.C. María Luisa Álvarez Mejía, Ph. D. Henry Portela Guarín, Equipo de Educación Comité Departamental de Cafeteros de Caldas. "Contabilidad Básica" (2011).  Disponible en http://www.uaeh.edu.mx/investigacion/productos/4773/contabilidad.pdf

Valencia A. Norma A. (2011) Universidad Tecnológica de Nezahualcóyotl. Contabilidad . recuperado de:https://sites.google.com/site/cursointegracion2011/home/contabilidad